À l’ère du numérique, une grande partie des documents produits par les organisations n’existe plus sur support papier. Les archives électroniques sont aujourd’hui essentielles à la mémoire collective, à la transparence administrative, à la preuve juridique et à la gestion des connaissances. Cette évolution transforme les pratiques archivistiques et appelle une collaboration étroite entre archivistes et professionnels de l’informatique.
Qu’est-ce qu’une archive électronique ?
Une archive électronique est un dossier ou un enregistrement créé, stocké et accessible sous forme numérique et qui doit être conservé pour une durée déterminée. Ces archives nécessitent des systèmes spécialisés pour garantir leur intégrité, leur pérennité, leur accessibilité et leur traçabilité au-delà de la simple sauvegarde informatique
Dans ce contexte, l’informaticien devient un acteur incontournable du cycle de vie des archives.
Le rôle technique de l’informaticien
L’informaticien apporte une expertise technique qui permet de :
- Créer et maintenir les systèmes qui stockent les enregistrements électroniques.
- Assurer la sécurité des serveurs, des données et des accès pour éviter les pertes, altérations ou intrusions.
- Gérer les sauvegardes, la migration et l’obsolescence des formats afin de garantir que les documents restent lisibles dans le temps.
- Installer des plateformes de gestion des archives électroniques (souvent appelées SAE ou EDRMS) qui organisent et classent automatiquement les documents.
Ces compétences sont étroitement liées à la technologie, mais elles ne suffisent pas à elles seules à assurer la qualité archivistique : la mise en place de métadonnées pertinentes, de procédures de validation et de standards de conservation exige une compréhension partagée avec les archivistes.
La nécessité d’une collaboration entre informaticiens et archivistes
Le rôle de l’informaticien est de nature technique, mais il ne porte sens que si une collaboration active est établie avec les archivistes, qui sont les garants des règles de gestion de l’information.
« L’informaticien contribue à la dématérialisation de l’archivage, qui permet à son tour d’appliquer les normes et les règles archivistiques aux fichiers numériques ».1
Cette coopération permet de :
- Définir les besoins métier avant le développement technique.
- Concevoir des systèmes qui respectent les normes archivistiques et juridiques.
- Développer des solutions qui intègrent des métadonnées utiles à long terme.
- Former les utilisateurs aux bonnes pratiques de production électronique dès la création des documents.
Les défis de la production d’archives électroniques
Malgré l’importance de cette collaboration, des défis persistent :
- Une méconnaissance mutuelle des métiers des archivistes et des informaticiens peut freiner l’adoption de bonnes pratiques.
- Les organisations ont parfois du mal à intégrer des stratégies d’archivage dès la conception des systèmes de production documentaire.
- Les outils doivent répondre à la fois à des exigences techniques et à des impératifs de gestion documentaire.
Un rapport universitaire montre qu’il existe souvent une absence de communication efficace entre les services informatiques et les archivistes, ce qui peut entraîner des systèmes qui ne prennent pas en compte les besoins archivistiques dès le départ.
Conclusion
Le rôle de l’informaticien dans la production d’archives électroniques n’est pas limité à la gestion technique des serveurs et des logiciels. Il s’agit d’une fonction stratégique qui, combinée à l’expertise des archivistes, permet de garantir l’intégrité, la sécurité et la pérennité des informations numériques.
Pour qu’une organisation maîtrise efficacement ses archives électroniques, il est indispensable que les professionnels de l’informatique et les archivistes travaillent main dans la main, dès la conception des systèmes d’information jusqu’à la conservation des documents les plus anciens.
- Mouafo, F. B. (2015). L’archivage numérique et le rôle de l’informaticien. La Gazette Des Archives, 240(4), 323–334. https://doi.org/10.3406/gazar.2015.5312 ↩︎